Oft ist es ja so, dass ein Kunde Dinge verlangt die Geld kosten und auf die er „eigentlich“ kein Recht hat. Was passiert? Es wird erstattet oder Kosten können nicht weiter berechnet werden weil der Kunde mit einer schlechter Bewertung droht, oder aber dann von seinem Widerrufsrecht Gebrauch macht.

Die Kasse ist eh nicht so prall gefüllt und die Erstattungen und Kostenübernahmen tun richtig weh. Daher möchte ich Euch ein paar Tipps an die Hand geben wie ihr die Kosten richtig erfasst und was ihr mit den Ergebnissen anstellen könnt.

Grundlage der Erfassung kann eine einfache Excel-Tabelle sein. In dieser kategorisiert ihr die Kosten und tragt sie ein. Die Tabelle kann so aussehen:

Am Ende eines Monats könnt ihr über die Summenfunktion die Kosten zusammenrechnen. Natürlich könnt ihr die Tabelle nach euren Bedürfnissen anpassen.

Wenn ihr euch die Ergebnisse nach einem Monat betrachtet, erkennt ihr einfach wo eure Kosten versteckt sind und wo ihr gegensteuern könnt. Ihr könnt aber auch diese Kosten auf Preise oder Versandkosten umschlagen:

87,79 Euro Kosten/ 500 Pakete = 0,17 Euro Aufschlag

Wenn ihr mal 2 oder 3 Tage hintereinander Reklamationen habt, meint ihr gefühlt, dass das ne Menge Kosten pro Monat sind und ihr diskutiert mit dem Kunden rum. Durch die Tabelle habt ihr eine Entscheidungsgrundlage. Meistens ist es so, dass ihr mehr Zeit, und damit Geld, einspart dem Kunden die Erstattung zu gewähren als ewig mit ihm rum zu schreiben.

Ihr kennt jetzt aber auch eure Rückversand- und Kulanz- oder Gewährleistungskosten. Zum Schluss noch eine Beispielrechnung: Ihr ermittelt auf Grund der Tabelle Kosten in Höhe von 90.- Euro. eBay gewährt Euch aber wegen dem Top Verkäufer 100.- Euro Nachlass. Damit macht ihr immer noch 10.- Euro Gewinn!

Große und größere Händler haben in der Regel eine Wawi oder Buchhaltungssoftware in der sie eine Kostenstellenrechnung einrichten können. Mit dieser können sie noch skalierter ihre Kosten betrachten. Es macht aber auch schon als Kleiner Sinn einmal beim Steuerberater nachzufragen ob er eine Kostenstellenrechnung einrichten kann. Das muss nicht sehr teuer sein.