Thomas Matisheck ist Steuerberater und Partner der Oldenburger Kanzlei Müller, Matisheck & Brokop. Regelmäßig wird er von seinen Mandanten gefragt, was bei dem Kauf von Mustern / Samples zu beachten ist und welche Steuern oder Zölle darauf anfallen. In seinem Gastbeitrag erklärt Thomas euch, was ihr genu zu beachten habt.

Warenmuster, das sagt das Gesetz

Wenn Warenmuster nach Deutschland aus einem Drittland eingeführt werden (zollrechtlich und steuerrechtlich eine sog. Einfuhr) sind Warenmuster mit geringem Wert zollfrei und frei von Einfuhrumsatzsteuer. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich bei den Warenmuster von gierigem Wert sind. Lt Gabler Wirtschaftslexikon sind dies:

Bei der Einfuhr sind Warenmuster von Waren der gewerblichen Wirtschaft im Wert bis zu 250 Euro und von Agrarerzeugnissen (ausgenommen Saatgut) bis zu 50 Euro genehmigungsfrei (§ 40 I Nr. 2 AWV, § 41 I Nr. 3 AWV). Zollfrei sind Warenmuster, die so beschaffen sind oder unter Zollaufsicht so hergerichtet werden, dass sie erkennbar nur zum Gebrauch als Muster oder Probe geeignet sind, und wenn sie nur in Mengen eingeführt werden, die für die Kennzeichnung oder Prüfung erforderlich sind (Art. 86-94 ZollbefreiungsVO). Die Zollfreiheit für Warenmuster von Rohkaffee, Tee und alkoholischen Getränken ist auf bestimmte Mengen begrenzt. Für gerösteten Kaffee, Auszüge oder Essenzen aus Kaffee oder Tee, Spirituosen, Tabakwaren und Zigarettenpapier ist Zollfreiheit ausgeschlossen. (http://m.wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/warenmuster.html)

Auf der Website vom Zoll gibt es noch eine weitere Möglichkeit, Warenmuster abgabenfrei zu erhalten:

Waren bis zu einer Menge von fünf Mustern oder Proben und bis zu einem Warenwert von höchstens 50 Euro je Warengruppe, wenn dem Anmelder eine Kennzeichnung nicht zugemutet werden kann (z.B. bei Waren, die auf Modeschauen vorgeführt werden sollen). Bei der Auslegung des Begriffs „Warengruppe“ können verschiedene Qualitäten, Farbunterschiede, Feinheitsgrade, Güteklassen, Provenienzen und andere handelsübliche Unterschiede – (ausgenommen Größenunterschiede) – berücksichtigt werden. ( https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Zoelle/Zollbefreiungen/Aussertarifliche-Zollbefreiung/Absatzfoerderung/Warenmuster-und-proben/warenmuster-und-proben_node.html)

Wichtig dabei ist, dass der Lieferant die Warenmuster entsprechend kennzeichnet, ansonsten greifen die normalen Voraussetzungen für die Verzollung und Versteuerung der Ware. Hier ist der Wert der Lieferung bis zu einer Summe von 22 Euro frei von Einfuhrumsatzsteuer und bis zu einem Wert von 150 Euro zollfrei.

Oftmals ist der Wert der Lieferung vom Empfänger nachzuweisen, da die Rechnungen der Lieferanten insbesondere aus Asien häufig nicht korrekt ausgestellt werden.

Warenmuster sind Betriebsausgaben

Grundsätzlich stellt der Kauf von Samples steuerlich eine Betriebsausgabe da. Die Muster werden von Herstellern oder Konkurrenten gekauft und geprüft und daraus unternehmerische Entscheidungen getroffen.

Was passiert mit Samples nach der Überprüfung im Unternehmen?

Wenn die Samples nicht mehr benötigt werden, stellt sich die Frage, was mit ihnen passiert:

Werden diese für private Zwecke genutzt, so erfolgt steuerlich eine gewinnerhöhende Entnahme zzgl. Umsatzsteuer. Dies gilt für Einzelunternehmen (sofern nicht Kleinunternehmer) und Personengesellschaften.

Handelt es sich bei dem Käufer des Warenmusters um eine Kapitalgesellschaft, und der Gesellschafter verwendet diese Muster dann privat, so wird die private Verwendung zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.

Erfolg die Entsorgung, so sollte dieses entsprechend dokumentiert werden, idealerweise mit einer Quittung des Entsorgungsunternehmen.

Wir empfehlen daher für Muster eine Dokumentation über Datum, Preis, Typ und was damit passiert ist. Sprich: eingelagert oder entsorgt oder privat verwendet.

Risiko Betriebsprüfung?

Im Rahmen von Betriebsprüfungen wurde die Frage nach dem Verbleib der Warenmuster gerne in den ersten Jahren nach Gründung des (bilanzierenden )  Unternehmens gestellt und um dann mögliche anfängliche Verluste zu mindern