Es existiert eine Herausforderung bei der Geltendmachung der Umsatzsteuer in Mietverträgen. Damit ihr die Steuer als Mieter auch geltend machen könnt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Steuerrechtliche Formerfordernisse für gewerbliche Mietverträge

Mietumsätze sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Bei gewerblichen Mietverträgen kann der Vermieter auf diese Freiheit verzichten, § 9 Absatz 1 und 2 Umsatzsteuergesetz (UstG). Der Vermieter führt dann die Umsatzsteuer ab. Der Mieter kann sie als Vorsteuer geltend machen.

Voraussetzung ist, dass er dem Finanzamt eine Rechnung vorweisen kann, die die erforderlichen Angaben enthält.

Zu diesem Zweck kann er vom Vermieter eine ordnungsgemäße Rechnung verlangen. Der Mietvertrag gilt als Rechnung. Er muss aber den Formerfordernissen entsprechen. Die notwendigen Angaben können sich aber auch aus anderen Unterlagen ergeben (Abschnitt 183 Absatz 2 Umsatzsteuerrecht (UstR) 2005), etwa aus Abrechnungen, Zahlungsbelegen wie Daueraufträgen, Überweisungen oder Einzugsermächtigungen.

Folgende Angaben müssen im gewerblichen Mietvertrag oder in den mit ihm zusammenhängenden Unterlagen enthalten sein, will der Mieter die Vorsteuerbelastung geltend machen:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Vermieters
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Mieters
  • Steuernummer oder Umatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID) des Vermieters
  • Ausstellungsdatum des Mietvertrages
  • Identifikationsnummer des Mietvertrages
  • Art und Umfang der sonstigen Leistung = genaue Bezeichnung des Mietobjekts
  • Leistungszeitpunkt
  • Vereinnahmungszeitpunkt des Entgelts bei vorzeitiger Mietzahlung
  • Entgelt für die Leistung = Miete
  • Steuersatz (derzeit 19 Prozent)
  • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt, gesondert ausweisen

Vermieter müssen ihre Mietverträge entsprechend anpassen oder ergänzen, auch ohne Aufforderung des Mieters. Stattdessen können sie periodische Abrechnungen (Monatsrechnungen) stellen. Die Abrechnungen müssen dann die erforderlichen Angaben enthalten.

Solange ihr keine Finanzamtsprüfung haben ist alles gut. Aber: Kritisch wird es, wenn ihr geprüft werden und das Finanzamt erkennt die Erstattungen der Umsatzsteuer nicht an. Das bedeutet dann: Nachzahlung.

Da ihr auf diese wahrscheinlich nicht vorbereitet sind, kann eine Umsatzsteuer-Rückzahlung böse Folgen für euch haben.

In den meisten Fällen dürften die Ust.-Id und die Steuernummer fehlen.

Prüft vorsichtshalber einmal eure Verträge. Das könnt ihr selber machen oder ihr bittet euren Steuerberater um kurze Überprüfung.